Sem a estrutura de um escritório fora de nossas casas, é fácil espalhar qualquer coisa relacionada ao trabalho por toda a casa. Ainda precisamos concluir nosso trabalho de maneira oportuna e eficiente. Afinal, quanto menos tempo passamos trabalhando, mais tempo temos com nossa família. Um escritório doméstico organizado tornará o dia de trabalho mais rápido e agradável. Aqui estão algumas idéias para organizar você e seu escritório em casa.
1) Você tem um escritório em casa com móveis modulares? Você não precisa necessariamente de uma sala inteira, mas deve ter um espaço bem definido para conter todos os fundamentos e arquivos do seu escritório.
Uma escrivaninha em seu quarto que guardará seus arquivos, papel, canetas, calculadora e, claro, computador servirá bem, especialmente no início.
Se o seu “escritório” consiste na mesa da sala de jantar, fibra sintética , algumas das gavetas da cozinha, um arquivo no porão e o computador no quarto, você pode querer organizar tudo em um só lugar.
Você está gastando muito tempo procurando um documento específico, indo de sala em sala para encontrá-lo? Considere mover todos os seus arquivos e papéis para um local central, de preferência perto do computador, se é onde você está fazendo a maior parte do seu trabalho.
2) Mantenha seus arquivos e papéis pessoais separados de seus negócios.
Eventualmente, você terá papelada suficiente para lidar sem ter suas contas pessoais, revistas e a programação pós-escola das crianças misturados ali. Crie um local separado para aqueles em algum lugar fora do espaço do seu escritório em casa.
3) Crie um sistema de arquivos que funcione para você. Lembre-se de que você pode trabalhar para outra pessoa, mas quando se trata de seu escritório em casa, você é seu próprio patrão.
Pense em como você procura um determinado arquivo ou pedaço de papel. Qual será a maneira mais fácil de você encontrá-lo? Em seguida, crie um sistema de arquivos que funcione para você. Não se preocupe, se você não acertar na primeira vez, pode sempre recorrer e tentar novamente. Mais cedo ou mais tarde, você chegará a um sistema “perfeito” para você.
4) Dê uma boa olhada em sua área de trabalho. Você tem pilhas de papéis, arquivos, correspondência, disquetes e CDs espalhados por aí? Você percebe alguma coisa se acumulando? Reserve algumas horas e guarde tudo. Use seu novo sistema de arquivos e encontre “casas” para qualquer outra coisa.
5) Agora que você tem seu escritório organizado, reserve alguns minutos no final do seu dia de trabalho para mantê-lo assim. Tente “sair do trabalho” o dia inteiro com uma mesa limpa e vazia. Você vai gostar disso na manhã seguinte. Isso também o impedirá de se deparar com uma pilha enorme de papéis novamente.
6) Dê um toque pessoal ao seu escritório. Traga algumas fotos das crianças; adicione algumas plantas bonitas, citações inspiradoras ou qualquer outra coisa que você possa pensar que tornará seu escritório um lugar agradável para se trabalhar. Além de deixá-lo e mantê-lo de bom humor sempre que entrar em seu escritório, é mais provável que você mantenha-o limpo e organizado se for um lugar que você valoriza. Então, alarde um pouco em alguma decoração de escritório especial.
7) Vamos falar sobre os arquivos em seu computador. Você pode perder tanto tempo procurando por um documento online quanto por um pedaço de papel. Se o seu computador for usado para trabalho e também para uso pessoal, crie uma pasta de trabalho e use subpastas para determinados empregadores, projetos etc.
Novamente, crie um sistema de arquivos que funcione para você e mantenha seus arquivos de trabalho separados de seus arquivos pessoais. Isso é particularmente importante se outros membros da família também acessarem o computador. Se for esse o caso, e você estiver usando o Windows XP, recomendo fortemente configurar uma conta de usuário separada apenas para trabalho e protegê-la com senha. Isso impedirá que outros membros da família alterem ou apaguem acidentalmente seus arquivos de trabalho.
8) Além de seus arquivos regulares, você também deseja manter seus e-mails organizados. Vamos ser honestos, todos nós perdemos tempo procurando um e-mail específico que continha algumas informações vitais de que precisávamos rapidamente. Configurar pastas para clientes e projetos diferentes funcionou bem para mim, mas, novamente, encontre um sistema que funcione para você e fique com ele. Classifique o e-mail assim que lê-lo. Leva apenas um ou dois segundos para colocá-lo na pasta apropriada, mas você economizará muito tempo se precisar encontrá-lo mais tarde.
9) Agora que você tem um bom sistema de arquivamento (físico e digital), reserve um pouco de tempo a cada poucos meses (ou semanas, se apropriado) para limpar seus arquivos. Podemos acumular rapidamente uma grande quantidade de documentos em nosso arquivo e em nosso disco rígido de que não precisamos mais. No mínimo, tente limpar seus arquivos duas vezes por ano.
10) Agora que seu escritório está organizado, você também pode querer organizar seu tempo. Mais uma vez, crie um sistema que funcione bem para você.
Eu o encorajo a começar com algumas dessas idéias para deixar seu escritório e você mesmo mais organizados. Você ficará surpreso ao ver quanto tempo vai economizar sem procurar arquivos, papéis ou o grampeador. Em pouco tempo, você não saberá como funcionou sem um escritório em casa organizado.